毫無疑問，一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)什么，怎么生產(chǎn)并不重要，重要的是憑什么要這樣生產(chǎn)。一個(gè)具備前瞻性思維的企業(yè)家，時(shí)刻都會(huì)反思企業(yè)行動(dòng)的依據(jù)，從而不斷地認(rèn)識(shí)自己，不斷地提升自己。經(jīng)營企業(yè)要顧及各種問題，要預(yù)想到各種困難。

—查爾斯·桑頓

今天，信息、物質(zhì)和能源已經(jīng)被喻為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的三大支柱。把信息作為資源來認(rèn)識(shí)，是企業(yè)取得巨大發(fā)展和成功的基本要素。

事實(shí)上，早在二戰(zhàn)時(shí)期，通訊還未像今天這樣便捷和發(fā)達(dá)時(shí)，桑頓就已經(jīng)從當(dāng)時(shí)混亂不堪的美國陸軍航空隊(duì)里看到了資訊品質(zhì)的重要性。在那之前，航空隊(duì)內(nèi)部幾乎大部分信息都是用來應(yīng)付交差而杜撰出來的，想要依靠這些信息來做決策，結(jié)果只會(huì)使美國舍棄掉贏得戰(zhàn)爭的機(jī)會(huì)。出任掌管“統(tǒng)計(jì)管制處”后，桑頓手下的統(tǒng)計(jì)管制官被派駐到世界各地的航空隊(duì)指揮中心。他們的任務(wù)就是搜集數(shù)據(jù)—軍隊(duì)人數(shù)、裝備的型號(hào)與配備數(shù)量等，并在此基礎(chǔ)上加以整理和分析。以此得出的數(shù)據(jù)和事實(shí)真相，構(gòu)成了陸軍航空隊(duì)空戰(zhàn)計(jì)劃的每一個(gè)重要的情報(bào)來源。在這里，資訊品質(zhì)的好壞直接決定了參謀政策和指揮的好壞。

進(jìn)入福特公司，“十杰”小組又掀起了一場以數(shù)據(jù)分析、市場導(dǎo)向和管理控制為特征的管理變革。從財(cái)政預(yù)算到顧客的信息反饋，無一不是建立在數(shù)據(jù)和資訊的管理與搜集上。財(cái)政預(yù)算使福特從一堆混亂的數(shù)字當(dāng)中解脫出來，把工作重心放在降低成本、增加產(chǎn)值產(chǎn)量上，而重視顧客的信息反饋則讓福特?cái)[脫了早期只顧自己埋頭苦干，不理會(huì)顧客需求和抱怨的傳統(tǒng)生產(chǎn)觀念。

福特公司的案例啟示我們，在企業(yè)的經(jīng)營中，科學(xué)有效的決策必須建立在完備、充分、準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)上。不同管理層次的決策對(duì)信息有不同要求：

基層決策，解決經(jīng)常性的問題；

中層決策，解決戰(zhàn)術(shù)性的問題；

高層決策，解決戰(zhàn)略性的問題。

三種不同類型的決策對(duì)信息的要求，在數(shù)量上和質(zhì)量上有顯著差別。屬于經(jīng)常性的業(yè)務(wù)上的決策對(duì)信息的需求量較大，愈接近戰(zhàn)略性問題，就越需要管理者運(yùn)用判斷、經(jīng)驗(yàn)和運(yùn)籌帷幄的能力，這就需要管理者樹立科學(xué)的信息調(diào)研和管理觀念。

1975年有幾個(gè)美國環(huán)保主義者到日本去談?wù)撈�車廢氣問題時(shí)，就受到了日產(chǎn)、豐田這些大汽車公司的冷落。但是，直到1963年才開始生產(chǎn)第一批汽車的本田公司，其總裁卻獨(dú)具慧眼，他從這些人的活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)了有用的信息。

為此，該公司派人把這批人請(qǐng)到公司，熱情款待，奉為上賓，并請(qǐng)他們給設(shè)計(jì)人員講解環(huán)保主義者的要求以及美國國會(huì)1970年通過的凈化空氣法案的內(nèi)容。在這一基礎(chǔ)上，本田公司開始了新型汽車的設(shè)計(jì)，確定的設(shè)計(jì)目標(biāo)要突出“減少排廢”和“節(jié)省汽油”這樣兩個(gè)優(yōu)勢。在本田的新產(chǎn)品—主汽車缸旁有一輔助汽車缸的“復(fù)合可控旋渦式燃燒”汽車面世一個(gè)月后，就遇上了第一次石油危機(jī)。本田汽車憑借排廢少、省汽油的優(yōu)勢，一舉打進(jìn)美國市場，公司總裁因此贏得了“日本福特”的聲譽(yù)。

本田公司的成功，其中重要的一點(diǎn)就是注重信息的多維性和全面性。公共關(guān)系基本原理告訴我們：社會(huì)公眾是多維的、有機(jī)的，即企業(yè)的公眾不僅是與企業(yè)發(fā)生直接的業(yè)務(wù)往來的團(tuán)體和個(gè)人，而且包括與企業(yè)并行的競爭者、與企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)居于同一空間的社區(qū)公眾，超然于企業(yè)之外或之上的政府部門以及進(jìn)行整個(gè)社會(huì)的傳播活動(dòng)的大眾媒介機(jī)構(gòu)—新聞單位等。社會(huì)公眾相互作用、相互制約，共同構(gòu)成企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境。因此，社會(huì)公眾對(duì)企業(yè)的影響，不僅是直接的影響。所以公共關(guān)系的信息采集是多維的和全面的。本田公司設(shè)計(jì)生產(chǎn)“減少排廢”、“節(jié)省汽油”的新型汽車的決策，就是在綜合本田汽車消費(fèi)者信息、立法信息以及能源信息等三個(gè)方面信息而做出的。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步使企業(yè)的信息管理通過某種程序或系統(tǒng)來進(jìn)行。這種程序或系統(tǒng)會(huì)極大地提高信息管理的效率和更新的速率。需要提醒管理者的是，信息管理并非是要迷信信息管理系統(tǒng)。因此，企業(yè)在經(jīng)營過程中要學(xué)會(huì)消除管理信息系統(tǒng)的各種神話。

首先要破除的是“取代”神話。計(jì)算機(jī)的復(fù)雜的信息系統(tǒng)極大地改變了管理者監(jiān)督和控制組織活動(dòng)的能力，但這種正式的系統(tǒng)只是對(duì)管理控制信息資源的一種增加而不是取代。會(huì)議、短暫的會(huì)面、單獨(dú)談話、四處巡視、社交活動(dòng)、電話交談等諸如此類的活動(dòng)，仍是管理者獲取信息的重要渠道。

其次要破除“多即好”神話�！岸嗉春谩钡纳裨捰袃蓪右馑迹旱谝�，信息越多做出的決策越好；第二，管理者應(yīng)該得到他要求的所有信息。仔細(xì)分析一下，一條也不正確。信息數(shù)量的增加可能并不會(huì)改進(jìn)決策的效果。為什么？因?yàn)樾畔⒘吭跊]有達(dá)到某一定量之前，新增的信息是非常有用的，管理者可以充分利用這些信息。但是當(dāng)最大值達(dá)到以后，額外增加的信息只會(huì)降低決策的效果。

對(duì)于決策中用到的信息，不僅要考慮其數(shù)量，還要考慮它的質(zhì)量，即信息是否相關(guān)、準(zhǔn)確、完整、可靠、及時(shí)等。如果不滿足這些要求，那么多也就不一定好。不論信息的數(shù)量、質(zhì)量如何，決策的效果還取決于決策者理解問題的能力，即用什么方法解決問題最好。

尤其是當(dāng)一個(gè)組織在決策時(shí)有多種因素需要考慮的情況下，管理者這時(shí)常常難以理解各個(gè)因素之間的因果關(guān)系，再多的信息也不可能改變這一點(diǎn)。只有在管理者能夠合理使用信息的情況下，更多的信息才會(huì)產(chǎn)生更好的決策。

即便信息能夠滿足上面提到的要求，還有一個(gè)因素不應(yīng)該忽視—成本�！岸嗉春谩钡挠^點(diǎn)忽略了信息量的增加，伴隨著成本的增加這樣一個(gè)現(xiàn)實(shí)。對(duì)任何增加信息的要求都必須從成本效益的角度予以衡量。對(duì)于額外增加的成本，它所增加的決策邊際效益是多少？這種邊際效益的增加與額外成本相比，值嗎？

許多管理者養(yǎng)成了一種習(xí)慣，不斷地收集更多的信息。但常常是他們的實(shí)際需要并不像他們要求的那樣多。

再者要破除“新即好”神話。最后要消除的一個(gè)神話是，一個(gè)有效的信息系統(tǒng)需要最新的技術(shù)。電視會(huì)議、聲控裝置、蜂窩系統(tǒng)、大容量內(nèi)存的超級(jí)計(jì)算機(jī)等諸如此類的東西，在某些情況下可能會(huì)提高管理的效率，但是認(rèn)為應(yīng)該吸收全部最新技術(shù)的觀點(diǎn)卻是危險(xiǎn)的。

像許多消費(fèi)者一樣，管理者并不會(huì)對(duì)時(shí)髦的東西產(chǎn)生免疫力。隨著計(jì)算機(jī)的速度越來越快，威力越來越大，新的外部設(shè)備和軟件越來越多，許多管理者認(rèn)為使用最新的技術(shù)成果是最好的。事實(shí)上并非總是如此，管理者常常并不需要新系統(tǒng)的強(qiáng)大功能、速度或其他優(yōu)勢。越新是否越好取決于用戶的需求和改進(jìn)技術(shù)的成本。而且，改用新的技術(shù)常常會(huì)引起其他相應(yīng)的變化。

然而，面對(duì)浩瀚如煙的信息，我們有必要學(xué)會(huì)對(duì)信息進(jìn)行量的限制，從中找出合適的信息量。我們應(yīng)當(dāng)如何分辨有效信息呢？

1.對(duì)信息進(jìn)行提煉

排除人為因素的干擾。在信息搜集過程中，情報(bào)人員常常摻雜著一些個(gè)人的主觀認(rèn)識(shí)，在對(duì)情況的判斷上就難免會(huì)產(chǎn)生失誤。因此，分析資料信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)剔除這些因素。

提高分析的準(zhǔn)確性。對(duì)信息要進(jìn)行全面分析，多問一些問題：什么？為什么？何時(shí)？何地？性質(zhì)？程度？發(fā)展趨勢？如此等等。這一步是更深入的分析整理工作，它不僅剔除了虛、偽、濫的信息，提高了信息的可信度，而且剔除了一些無關(guān)的信息，提高了信息的可用性。

2.對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)分類

各種信息，內(nèi)容龐雜，為了方便決策執(zhí)行，有必要將信息進(jìn)行分類。信息可以分為：原始信息和加工信息，常規(guī)信息和偶然信息，按一般規(guī)定渠道傳遞的信息和從正式渠道之外獲取的信息，內(nèi)部信息和外部信息，經(jīng)常變動(dòng)的信息和相對(duì)穩(wěn)定的信息，有關(guān)過去的信息和有關(guān)未來的信息。當(dāng)然，還有其他種類的劃分，如預(yù)測性信息、動(dòng)態(tài)性信息、反饋性信息；宏觀信息、微觀信息;政治信息、經(jīng)濟(jì)信息；國內(nèi)信息、國外信息，等等。

3.識(shí)別征兆信息

去粗取精，去偽存真，并對(duì)內(nèi)容加以鑒別，以求真實(shí)準(zhǔn)確地反映行政管理的活動(dòng)、對(duì)象及變化。要反復(fù)進(jìn)行分析、綜合，剖其表象，究其內(nèi)涵，力求所有信息之間的聯(lián)系在信息系統(tǒng)中符合邏輯地再現(xiàn)，從而找到能對(duì)企業(yè)發(fā)展有指引作用的珍貴信息。